Photos d'événement : checklist de confidentialité et de consentement

Avant l'événement, précisez pourquoi les photos sont prises, qui les recevra et combien de temps chaque copie restera disponible. Ces décisions doivent apparaître dans le brief du photographe, les réglages de la galerie et les informations données aux invités.

La recherche par visage demande une explication et un consentement propres à cette fonction. Elle ne doit pas être ajoutée automatiquement au parcours habituel de la galerie.

Avant l'événement

• Nommer l'organisation responsable des photos.
• Écrire séparément les usages liés à la communication, aux invités, aux sponsors, à la sécurité et à l'archive.
• Préciser dans les contrats le rôle du photographe et celui de la plateforme.
• Vérifier les règles applicables aux mineurs, aux écoles, aux lieux de travail, aux établissements de santé ou aux espaces restreints.
• Donner les informations utiles lors de l'inscription et sur place.
• Indiquer un contact clair pour les questions et les demandes.
• Décider si l'événement a réellement besoin d'une sélection publique.

Pendant l'événement

Les invités doivent pouvoir reconnaître les photographes et savoir à qui poser une question. Signalez les espaces ou les moments qui ne doivent pas être photographiés. Si une personne ou une session doit être exclue, transmettez l'information à l'équipe photo par un outil contrôlé plutôt que par une liste publique improvisée.

Une affiche à l'entrée peut informer les invités, mais elle ne répond pas à elle seule à toutes les questions de consentement ou de base légale.

Avant publication

• Retirer les erreurs techniques et les images accidentelles qui ne doivent pas être livrées.
• Séparer la sélection publique de la galerie destinée aux invités.
• Tester la galerie en étant déconnecté du compte organisateur.
• Vérifier les noms de fichiers, les légendes et les métadonnées.
• Rendre les règles de téléchargement et de partage faciles à trouver.
• Afficher le contact pour les demandes de retrait et la date de fermeture.
• Garder les galeries à accès contrôlé hors des moteurs de recherche.

Si la galerie propose la recherche limitée à un événement d'Event Face Finder, l'invité doit comprendre à quoi sert son selfie et donner un consentement distinct avant de l'envoyer.

Prestataires et données

Retracez le parcours complet des fichiers : originaux, versions web, sauvegardes et données de recherche. Notez où se trouve chaque copie, qui peut y accéder, comment les demandes passent de l'organisateur aux prestataires et si la suppression atteint les sauvegardes et les données dérivées.

Consultez les sources juridiques et réglementaires officielles des pays concernés. Faites relire les notices et les contrats lorsqu'un avis qualifié est nécessaire. Cette checklist organise le travail sans déterminer la base légale d'un événement particulier.