Ne donnez pas la même date de suppression à tous les fichiers d'un événement. La galerie invités, les fichiers de travail du photographe, l'archive choisie par l'organisateur, les documents de facturation et une éventuelle collection historique n'ont pas le même usage. Chaque ensemble doit avoir un responsable et une condition de fin.
Appuyez-vous sur le contrat, la politique interne et les règles applicables pour fixer les dates exactes. Ce guide aide à préparer le calendrier, mais ne remplace pas un avis juridique.
Recensez les copies
Un événement laisse souvent des copies sur les cartes mémoire, les postes de travail, les sauvegardes cloud, les galeries web, les dossiers des sponsors et les comptes sociaux. La recherche par visage peut aussi produire des données techniques de recherche et des traces de session. Une consigne comme "supprimer après six mois" ne sert à rien si elle ne précise pas les copies concernées.
Pour chaque copie, notez le responsable, l'emplacement, l'usage, les accès, la date de départ, la date de révision et l'action de suppression.
Exemple de tableau
| Ensemble | Finalité à documenter | Fin possible |
|---|---|---|
| Originaux | Production et reprise | Fin du travail contractuel |
| Masters | Livraison et archive convenue | Révision contractuelle |
| Galerie invités | Accès des participants | Fermeture annoncée |
| Données de recherche | Retrouver des photos de l'événement | Fin de conservation ou demande antérieure |
| Support | Traiter les demandes | Politique support |
| Facturation | Comptabilité | Durée légale ou interne |
L'organisation responsable doit choisir les durées exactes et demander un avis qualifié lorsque c'est nécessaire.
Informez les invités
Indiquez aux invités les dates d'ouverture et de fermeture, ce que l'organisateur garde ensuite et comment demander un retrait. Si la galerie utilise la recherche par visage, ajoutez ses données au même calendrier.
Event Face Finder propose des réglages de conservation aux organisateurs. L'organisateur reste responsable de la politique appliquée par ces réglages.
Checklist
- Tous les lieux de stockage identifiés
- Responsable nommé
- Finalité de chaque copie écrite
- Contrats et obligations vérifiés
- Date de fermeture communiquée
- Suppression des sauvegardes testée
- Blocages juridiques documentés
- Preuve de suppression sans média inutile
Tenez un seul tableau avec chaque copie, son responsable, l'événement qui déclenche la suppression, les éventuelles exceptions et la preuve que l'action a été effectuée.
Préparez la galerie avant de la partager
Créez l'événement, choisissez les accès et les téléchargements, puis testez le parcours invité sur téléphone.
Créer un événement
